• Afiliación incorrecta: si afiliaste a un trabajador con un número de cédula incorrecto, radica la solicitud a servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta una copia de su documento y actualizaremos la información en nuestro sistema.
• Cambio de ciudad del trabajador: notifica el cambio de ciudad a servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta copia del formulario o certificado de afiliación de la nueva caja para el retiro y actualización de la información en nuestro sistema.
• Radicación del formulario de afiliación sin vínculo laboral con trabajador: remite una certificación firmada por el representante legal a servicioalcliente@colsubsidio.com. En dicha certificación, informa que no existe un vínculo laboral y solicita la anulación de la afiliación.
• Cambio en condiciones salariales: reporta los cambios a servicioalcliente@colsubsidio.com con firma del representante legal y adjunta la siguiente información:
  • NIT y razón social de la empresa
  • Datos del trabajador
  • Tipo de documento
  • Número de documento
  • Nombre funcionario
  • Jornada laboral (horas)
  • Salario
• Fallecimiento de representante legal: solicita el retiro o cambio de representante legal a través del correo servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta el registro de defunción.
   

• Rectificación en la planilla: para corregir el número de documento en la planilla Pila después del pago, envía una solicitud a servicioalcliente@colsubsidio.com. Incluye:
  • Los datos del trabajador afectado.
  • El periodo.
  • Número de documento incorrecto y número de documento correcto.
• Retiro del trabajador no marcado en Pila: notifica el retiro a servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta la liquidación de contrato o realiza una planilla de corrección con la novedad correspondiente a través del operador de información. 

Devoluciones

El retorno de aportes aplica en los siguientes casos:

• Cuando tu empresa realiza un pago incorrecto del IBC o un doble pago.
• Cuando tu empresa efectúa un pago con diferencia tarifaria o presenta error en el documento de identidad (solo si el pago ha sido corregido).

Si te encuentras en alguna de estas situaciones, envía la solicitud al correo electrónico servicioalcliente@colsubsidio.com, junto con la siguiente documentación:

• Solicitud realizada por tu empresa en la que indiques el motivo, número de planilla cancelada, fecha de pago, periodos y valor por devolver. La información debe ser lo más específica posible e incluir datos básicos de contacto como dirección, correo electrónico, número de teléfono o celular.
• Certificación bancaria original con fecha de expedición no mayor a treinta días.
• Fotocopia del RUT actualizado y completo, con fecha posterior al año 2014.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
• Certificación expedida por el revisor fiscal o contador, en la que se detalle la causal de la solicitud. Además, se requiere incluir:
  • Copia de la tarjeta profesional
  • Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores, con vigencia no mayor a tres meses.
  • Copias de las solicitudes radicadas ante las administradoras EPS, ARL, y AFP, SENA e ICBF, donde se solicita la devolución por el mismo concepto.
• Devolución por IBC incorrecto:
  • Nóminas menores o iguales a 10 trabajadores: Copia del comprobante de nómina en PDF de cada uno de los trabajadores.
  • Nóminas iguales o mayores a 11 trabajadores: certificación firmada por el revisor fiscal o contador del total de la nómina, y anexar el 10% de los comprobantes de la nómina certificada en PDF.
• Documentación adicional para los siguientes casos:
  • Pagos realizados posteriores al retiro del trabajador: enviar la liquidación del contrato en PDF.
  • Pagos realizados antes de la fecha de la relación laboral entre el trabajador y la empresa: remitir el contrato laboral en PDF.

Recuerda: no se hacen devoluciones de aportes a las empresas, según lo establecido en la Circular Externa 009 del 24 de enero de 2011 del Viceministerio Técnico de Protección Social, porque estos pagos a la caja de compensación se pueden descontar de los impuestos de renta y complementarios.

Solo puedes solicitar devolución de aportes si eres un empleador afiliado que hizo pagos dobles o por un IBC mayor al debido. Esto porque según el Artículo 7 de la Ley 21 de 1982, junto con los Artículos 16 y 56 del Código Sustantivo del Trabajo y el Artículo 48 de la Constitución, toda empresa debe pagar aportes por sus trabajadores desde que inicia la relación laboral.
 

Traslados

El traslado de aportes se aplica en las siguientes situaciones: 

• Cuando tu empresa realiza aportes por uno o varios empleados que están afiliados a otras cajas de compensación familiar. 
• Si tu empresa se retira o está afiliada a otras caja. 

Para gestionar el traslado, debes:

• Enviar un comunicado que indique el motivo de la solicitud, junto con la relación de los trabajadores afectados.
• Asegúrate de adjuntar la planilla de pago o proporcionar detalles de la misma, como el número de planilla cancelada, la fecha de pago, los periodos y el valor. La información debe ser lo más específica posible y contener tus datos de contacto. 
• Si el traslado es a nivel nacional, incluye un certificado de afiliación expedido por la caja de compensación correspondiente, donde se indique la fecha y el estado actual de la afiliación. 
• Si el traslado es a nivel regional, debes adjuntar un certificado de afiliación de la caja de compensación de tu empresa, que también especifique la fecha y el estado actual de la afiliación. 

Si te encuentras en alguna de estas situaciones, envía tu solicitud al correo electrónico servicioalcliente@colsubsidio.com, junto con la documentación requerida según el tipo de aportante.

Es fundamental que estés al tanto de las novedades laborales que pueden presentarse, incluyendo el ingreso y salida de empleados, así como las variaciones tanto permanentes como temporales en el salario. También es relevante considerar la suspensión temporal del contrato, las licencias no remuneradas o las comisiones de servicios. No olvides tener en cuenta la incapacidad temporal por enfermedad, las licencias de maternidad o paternidad, las vacaciones remuneradas y la incapacidad temporal por accidente laboral. Además, es clave estar alerta a cualquier variación permanente de la mesada.

• Novedad de licencia remunerada: cotiza sobre el último salario base de cotización. Reporta la novedad al correo servicioalcliente@colsubsidio.com.
• Novedad de licencia remunerada: según el Artículo 3.2.5.1 del Decreto 780 de 2016, los permisos remunerados se causan completamente, y los aportes a caja de compensación se calculan sobre el último salario base de cotización reportado antes del inicio del permiso.
• Novedad de licencia no remunerada: durante huelgas o suspensiones temporales, no hay pago de aportes a Colsubsidio, con base en el artículo 3.2.5.2 del Decreto 780 de 2016.
• Novedad de suspensión: según el Artículo 3.2.5.2 del Decreto 780 de 2016, durante huelgas o suspensiones temporales del contrato por causas contempladas en el artículo 51 del Código Sustantivo del Trabajo, no se realizarán pagos de aportes a caja de compensación ni giros de la cuota monetaria en el mes de la novedad.

Adicional, ten en cuenta otras novedades como:

• ING: ingreso
• RET: retiro
• VSP: variación permanente de salario 
• VST: variación transitoria del salario
• SLN: suspensión temporal del contrato de trabajo o licencia no remunerada o comisión de servicios
• IGE: incapacidad temporal por enfermedad general 
• LMA: licencia de maternidad o paternidad
• VAC – LR: vacaciones o licencia remunerada
• Inc Tem Ac: días de incapacidad temporal por accidente de trabajo o enfermedad profesional

El beneficio de progresividad, según la Ley 590 de 2000, se aplica durante los tres primeros años a partir del inicio de actividades. Las tarifas se aplican por año calendario y, en cuanto a las cajas de compensación, se detallan de la siguiente manera:

• Primer año: tarifa del 1 %
• Segundo año: tarifa del 2 %
• Tercer año: tarifa del 3 %
• Beneficio Ley 590 
  Como empleador, puedes verificar si eres beneficiario de la Ley 590 del 2000 en el RUT, casilla 89, con los códigos 47, 48, o 49.
• Recuerda que este beneficio puede perderse en los siguientes casos: cuando las empresas provienen de entidades disueltas o liquidadas, están inactivas, han sido escindidas o fusionadas, o cuando se proporciona información falsa.

• Pagos de aportes exclusivamente a través de Pila: si no efectúas el pago de aportes por un periodo, no es posible efectuarlo por un medio diferente a Pila. Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en los Decretos 3667 de 2004 y 1465 de 2005, compilados en los artículos 3.2.31 y 3.2.3.8 del título 3, de la parte 2 del libro 3 del Decreto 780 de 2016.
• Sin límite de IBC para caja de compensación: la norma para el Ingreso Base de Cotización (IBC) destinado al aporte parafiscal no tiene un tope máximo. Esta disposición se encuentra establecida en el Artículo 5 de la Ley 797 de 2003, reglamentado por el Decreto 510 de 2003, en su Artículo 3 especifica que dicho tope es solo para salud y pensión.
• Liquidación IBC por vacaciones: según la Circular Externa 018 del 16 de abril de 2012 del Ministerio de Trabajo, el monto otorgado al trabajador por vacaciones disfrutadas, compensadas en efectivo o incluidas en la liquidación del contrato, constituye el IBC para caja de compensación.
• IBC para aporte a caja: corresponde a la remuneración salarial por días laborados y novedades del mes.
• Licencia de maternidad: durante este momento no debes pagar aportes a la caja de compensación, ya que la EPS cubre un auxilio y este no se considera salario.

Recuerda: los pagos de los aportes deben realizarse según lo establecido en el Decreto 1990/2016. Asegúrate de cumplir con la normativa para mantener todo al día. Consulta las fechas en la sección Normatividad.

¡Realiza tus pagos fácilmente y aprovecha los beneficios de ser parte de Colsubsidio!

Los pagos de los aportes deben realizarse según lo establecido en el Decreto 1990/2016. Asegúrate de cumplir con la normativa para mantener todo al día. Consulta las fechas en la sección Normatividad.

¡Realiza tus pagos fácilmente y aprovecha los beneficios de ser parte de Colsubsidio!

Si tu empresa aparece en mora con los aportes parafiscales, es porque según lo establecido en las Resoluciones 1702 de 2021 y 205 de 2024 de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), que regulan los procesos de cobro de aportes, Colsubsidio está obligado a notificarte mensualmente cuando existan pagos pendientes correspondientes a tus trabajadores. Si consideras que hay un error en este reporte, por favor envíanos los soportes de pago correspondientes al correo servicioalcliente@colsubsidio.com para que podamos revisar tu caso y hacer las correcciones necesarias.

• Deuda real: si la empresa conoce los periodos y trabajadores por los cuales presenta deuda, debe realizar el pago a través del operador de información.
• Liquidación de la sociedad, cese de actividades o sustitución patronal: remitir documento que soporta dicha información.
• Pago a otra caja de compensación, realiza los siguientes trámites:
  • Solicita a Colsubsidio el certificado de afiliación.
  • Luego, dirígete a la otra caja de compensación con el certificado y solicita el traslado de aportes hacia Colsubsidio.
  • Una vez recibas la respuesta que confirme el valor y fecha efectiva en la que se realizó el traslado de aportes a Colsubsidio, radica el comunicado en Colsubsidio, junto con las planillas detalladas de los aportes trasladados (en formato PDF). Recuerda que debes informar si existieron novedades como ingresos y retiros para aplicar correctamente los aportes y novedades en el sistema de información.
• Novedad de retiro sin aplicar o sin novedad de retiro:  envíanos la liquidación de contrato.
• Pago sin aplicar: envía copia de las planillas del pago correspondiente al mes notificado con mora para llevar a cabo la validación.
• No vínculo laboral: es necesario solicitar una carta formal firmada por el representante legal o encargado de talento humano que indique el no vínculo laboral con la entidad.
• Traslado de departamento:  adjunta copia de la certificación de afiliación del trabajador a la otra caja de compensación en donde conste la fecha de inicio de la afiliación.
• Cambio o error en el documento: envía copia del documento correcto para actualizarlo en el sistema de información.
• Diferencia en la tarifa
• IBC menor al esperado