Colegios Colsubsidio
Proceso de matrícula estudiantes nuevos
Recomendaciones previas
•    El proceso de matrícula se realiza a través de la plataforma de gestión educativa Cibercolegios.
•    Disponer de 30 o más minutos para realizar el proceso.
•    Garantizar la veracidad de la información.
•    Registrar correctamente el correo electrónico y el número de celular de los responsables financieros (Afiliado y Codeudor).
Información que debes tener a la mano
Un codeudor: persona que respalde económicamente la deuda y quien realizará, junto al responsable del proceso, la firma electrónica de los documentos de matrícula. No puede ser el mismo afiliado cotizante.
Datos del codeudor
•    Datos personales y de domicilio.
•    Nombre de empresa donde labora.
•    NIT de empresa donde labora.
•    Fecha de ingreso a la empresa.
Datos del estudiante
•    Datos de salud y de atención médica.
•    Año, grado y nombre completo de la Institución Educativa en la que aprobó cada grado finalizado, desde Transición.
Datos de los padres
•    Datos de empresa donde laboran (nombre, teléfono fijo y dirección).
•    Si los padres fallecieron no se solicitarán datos.
Documentación necesaria
• Un archivo con documento de identidad del ESTUDIANTE por ambas caras (el nombre del archivo debe contener el número de identificación del estudiante).

• Un archivo con documento de identidad del RESPONSABLE UNO (Afiliado) y del RESPONSABLE DOS (codeudor) por ambas caras. El nombre del archivo debe contener el número de identificación del afiliado y codeudor (en dicho orden).

Los archivos deben estar en formato digital PDF y no deben pesar más de 5MB.
Para la validación de identidad, cada responsable financiero (afiliado y codeudor) debe tomar fotografías de su documento de identidad por ambas caras. Las fotografías deben mostrar el documento completo sin cortes, deben estar enfocadas, con datos visibles, sin flash o reflejos de luz y en fondo oscuro.
Partes del proceso de matrícula
•    Primera parte: diligenciamiento de datos.
•    Segunda parte: validación de titularidad y firma electrónica.
•    Tercera parte: pago de recibo de matrícula.
•    Cuarta parte: confirmación y finalización del proceso.

Primera parte: diligenciamiento de datos.
Ingresa a la página web www.colsubsidio.com
Haz clic en el Menú
Haz clic en la opción ‘Aprende’
Haz clic en la opción ‘Preescolar, primaria y bachillerato’
En la página de Preescolar, Primaria y Bachillerato, haz clic en la opción Colegios Colsubsidio.
En la página de Colegios Colsubsidio, desplázate hacia abajo hasta la sección Ingresa a Cibercolegios.
Ten presente la información
Haz clic en la opción ‘Padres’
Automáticamente, se abre la página de inicio de sesión
Selecciona esta opción si no deseas mantener la sesión abierta
Si no recuerdas la clave haz clic en la opción ‘Reestablece tu contraseña’.
Una vez ingresas los datos, se abre la página de identificación de Cibercolegios.
Identifica el colegio Colsubsidio y haz clic en la opción de ‘perfil Acudiente/padre’.
Importante:
Si el estudiante actualmente está matriculado en otra institución educativa que maneja la plataforma Cibercolegios o el afiliado trabaja en un colegio Colsubsidio, tendrá varios perfiles habilitados, por eso debe seleccionar el perfil ‘Acudiente/padre’ que está debajo del nombre del colegio Colsubsidio al que se va a matricular al estudiante.
La página de Cibercolegios muestra tu perfil de ‘Acudiente/padre’
En la sección "Mis hijos", debajo del nombre del hijo al que deseas matricular, haz clic en la opción "Proceso de matrícula activo".
En esta tabla se muestra el total de pasos que debes realizar para diligenciar y/o actualizar los datos requeridos en el proceso de matrícula.
Importante
Los pasos identificados con un asterisco entre paréntesis (*) son obligatorios.
Los datos resaltados en rojo son obligatorios.
Importante 
Cada vez que termines un paso, el sistema vuelve a esta tabla, muestra en el paso un símbolo de ‘Finalizado con éxito’ y te habilita el siguiente paso para que ingreses. 
Ningún campo debe quedar en blanco. En caso de que un dato no aplique, escribe N/A, lo cual significa no aplica.
Notificaciones del sistema
Si toda la información diligenciada está correcta, aparecerá este mensaje de color verde en la parte superior. Debes ir a la parte inferior de la página y hacer clic en el botón Aceptar y luego en el botón Continuar´.
Notificaciones del sistema 
Si algún dato es incorrecto o no cumple con la validación correspondiente, aparece un mensaje amarillo en la parte superior.
Debes corregir la información, ir a la parte inferior de la página, y hacer clic en el botón Aceptar y luego en el botón Continuar.
Notificaciones del sistema
Si al tratar de guardar la información, el sistema presenta alguna falla, aparece un mensaje rojo en la parte superior.
Debes comunicarte a las líneas Audio Servicios - Servicio al afiliado (601) 7457900 Opción 2-5-1 en Bogotá o línea nacional 018000 947900, de lo contrario no podrá continuar con el siguiente paso.
Paso 1. Autorización tratamiento de datos personales
Haz clic en el enlace ‘Tratamiento de datos personales’. 
Automáticamente se descarga un documento para tu conocimiento.
Paso 2. Autorizaciones
Haz clic en el enlace ‘Autorizaciones’
Diligencia todos los datos y responde todas las preguntas según corresponda. Luego haz clic en el botón ‘Aceptar’ y después en el botón ‘Continuar’.
Paso 3. Validación de identidad
Haz clic en el enlace ‘Validación de identidad’
El sistema trae los datos que diligenciaste previamente del responsable uno y del estudiante y tú debes diligenciar los datos del responsable 2 (Codeudor), tal como aparecen en su documento de identidad porque serán verificados automáticamente con la Base de Datos de la Registraduría Nacional. Posteriormente, haz clic en el botón ‘Validar Identidad’ y después en el botón ‘Continuar’.
Para garantizar que la validación de identidad sea exitosa, debes validar que nombres y apellidos correspondan al tipo y número de documento de identidad relacionado para cada una de las personas del proceso (titular, codeudor y estudiante), de no ser así, debes comunicarte con las líneas autorizadas.

Paso 4. Información responsable 1 (afiliado)
Haz clic en el enlace ‘Información responsable 1 (afiliado)’
Diligencia los datos solicitados
Verifica que el correo y número de celular queden bien escritos y correspondan a su información actualizada, ya que estos son los canales de comunicación por los cuales recibirás notificaciones del proceso y se mantendrá contacto entre el colegio y el responsable del estudiante. 
Para registrar la Dirección de Domicilio, ten en cuenta que cada campo con asterisco de color rojo será usado para dividir la dirección según corresponda y el último campo opcional, es para completar la dirección exacta de tu residencia (apartamento, casa o nombre del conjunto residencial), por eso evita repetir la dirección diligenciada en los campos anteriores.
Si el país de domicilio es ‘otro’, escribe el nombre del país en el que reside la persona.
Si la persona es independiente, en el campo de NIT debes escribir el número de cédula y en nombre de la empresa digitar su nombre completo.
Haz clic en el botón ‘Aceptar’ y después en el botón ‘Continuar’
Paso 5
Información responsable 2 (Codeudor)
Haz clic en el enlace ‘Información responsable 2 (Codeudor)’
Diligencia los datos solicitados.
Verifica que el correo y número de celular queden bien escritos y correspondan a su información actualizada, ya que estos son los canales de comunicación por los cuales recibirá notificaciones del proceso y se mantendrá contacto entre el colegio y el responsable del estudiante. 
Si el país de domicilio es otro, escribe el nombre del país en el que reside la persona.
Si la persona es independiente, en el campo de NIT debes escribir el número de cédula y en nombre de la empresa digitar su nombre completo.
Haz clic en el botón ‘Aceptar’ y después en el botón ‘Continuar’
Paso 6. Información del estudiante
Haz clic en el enlace ‘Información del estudiante’
Importante
Valida que los datos en los campos de color gris correspondan al estudiante, si identificas alguna novedad comunícate a las líneas autorizadas, ya que son únicamente modificables por la secretaría académica del colegio.
Haz clic en el botón ‘Aceptar’ y después en el botón ‘Continuar’
Paso 7. Documento de identidad del estudiante
Haz clic en el enlace: ‘Adjuntar documento de identidad del estudiante’
•    Haz clic en el botón ‘Seleccionar archivo’. 
•    Adjunta el archivo que contiene el documento de identidad del estudiante por ambas caras (el nombre del archivo debe contener el número de identificación del estudiantes), este documento no debe pesar más de 5MB. 
•    Una vez cargado el documento haz clic en el botón ‘Aceptar’.
Paso 8. Documento de identidad de afiliado y codeudor
Haz clic en el enlace ‘Adjuntar documento de identidad de afiliado y codeudor’
•    Haz clic en el botón Seleccionar archivo.
•    Adjunta el archivo que contiene el documento de identidad del afiliado y codeudor por ambas caras (el nombre del archivo debe contener el número de identificación del afiliado y del codeudor), este documento no debe pesar más de 5MB.
•    Una vez cargado el documento, haz clic en Aceptar.
Paso 9. Información familiar
Haz clic en el enlace Información familiar
Diligencia los datos de la persona que será el acudiente del estudiante
Diligencia los datos de un contacto, puede ser del titular, codeudor o un tercero, que no tenga restricciones para contestar el teléfono en cualquier horario, en caso de ser necesario.

Selecciona si la madre o el padre del estudiante han fallecido, haz clic en el botón Aceptar y después en el botón Continuar.
Paso 10. Información madre
Si la madre está viva, el sistema habilitará este paso, de lo contrario continúa con el siguiente. Haz clic en el enlace Información Madre.
Diligencia o actualiza los datos solicitados, garantizando que se registre información actualizada o digita N/A, en caso de no conocerla. 
Haz clic en el botón ‘Aceptar’ y después en el botón ‘Continuar’
Paso 11. Información del padre
Si el padre está vivo, el sistema habilitará este paso, de lo contrario continúa con el siguiente. Haz clic en el enlace ‘Información Padre’.
Diligencia o actualiza los datos solicitados, garantizando que se registre información actualizada o digita N/A, en caso de no conocerla. 
Haz clic en el botón ‘Aceptar’ y después en el botón ‘Continuar’
Paso 12. Información de salud de estudiante
Haz clic en el enlace ‘Información de salud’
Diligencia los datos de un contacto en caso de emergencia. Debe ser una persona que no tenga restricciones para contestar el teléfono en cualquier horario.
Haz clic en el botón ‘Aceptar’ y después en el botón ‘Continuar’
Paso 13. Procedencia académica
Haz clic en ‘Procedencia académica’
Haz clic en el botón crear
Selecciona el Año. 
Selecciona el grado. 
Escribe el nombre completo de la institución educativa en que lo realizó, sin abreviaturas. 
Haz clic en el botón ‘Crear registro’.
Se verá en la pantalla el registro realizado
Vuelve a realizar el proceso hasta garantizar que aparecen todos los grados que ha finalizado el estudiante.
Haz clic en el botón ‘Confirmar información’
Si el sistema te muestra este mensaje, es porque te falta por registrar uno de los grados anteriores al grado que estás matriculando. Por eso debes garantizar que registras todos los años, grados y nombres completos de las instituciones educativas anteriores.
Paso 14. Visualización de costos educativos asignados
Haz clic en ‘Visualización de costos educativos asignados’
Automáticamente se descarga un documento que relaciona la tarifa y otros costos educativos asignados para la matrícula del estudiante. Este documento es informativo, no es válido para pago de matrícula, porque todavía no has finalizado el proceso.
Revisa muy bien el documento, en especial, los datos que se resaltan en la tabla.
Paso 15. Aceptación de costos
Haz clic en ‘Aceptación de costos’
El sistema muestra dos opciones: ‘Acepto’ o ‘No Acepto’. Debes elegir si aceptas o no aceptas la tarifa asignada, es decir, lo que se mostró en el paso anterior.
Si estás de acuerdo con la tarifa asignada, haz clic en el botón ‘Aceptar’. El sistema muestra un mensaje de color verde indicando que has finalizado con éxito. Léelo con atención y sigue las instrucciones.
•    Si no estás de acuerdo con la tarifa asignada, haz clic en el botón ‘No Acepto’. 
•    Comunícate con las líneas Audio Servicios - Servicio al afiliado 7457900, opciones 2-5-1 en Bogotá o línea nacional 01800 094 7900 de lunes a sábado de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. 
•    También puedes informar a la coordinación administrativa del colegio, ingresando a la plataforma Cibercolegios, en tu perfil de ‘Acudiente/Padre’, a través del módulo ‘Comunicados’.
Si el proceso presenta alguna novedad, se muestra un mensaje en colocar rojo. Léelo com atención y sigue las instrucciones 
Respuesta a novedades
Ten presente que, si no finalizaste con éxito la parte de diligenciamiento de datos, debes notificar de inmediato por los canales de comunicación indicados:
•    Línea Audio Servicios - Servicio al afiliado 7457900, opciones 2-5-1 en Bogotá o línea nacional 01800 094 7900 de lunes a sábado de 7:00 a.m. a 7:00 p.m.
•    Coordinación administrativa del colegio, ingresando a la plataforma Cibercolegios, en tu perfil de ‘Acudiente/Padre’, a través del módulo ‘Comunicados’.
Colsubsidio tendrá hasta 48 horas para dar solución, a partir del día de la notificación.
El afiliado y el codeudor reciben un correo electrónico por parte de Matrículas Colegios, con el asunto: Notificación firma electrónica (número de identificación del estudiante y el grado a matricular).
Este es el correo que se debe abrir para iniciar el proceso de validación de titularidad o confirmación de identidad de cada persona responsable del pago de matrícula y realizar la firma de los documentos que se requieren.
Importante
Si el correo electrónico no aparece en la bandeja de entrada, búscalo en la carpeta de Correos no deseados o Spam.
Si después de 30 días de recibir el correo de notificación, ninguno de los responsables (afiliado y codeudor) ha finalizado la validación de titularidad que se indica, es necesario solicitar al colegio el restablecimiento de pasos desde Cibercolegios y activar nuevamente el proceso.

Abre el mensaje de correo electrónico
Notificación firma electrónica (número de identificación del estudiante y el grado a matricular). 
En el texto del correo se encuentran las indicaciones para realizar el proceso de firma electrónica del contrato y el pagaré.
Adicionalmente, se encuentran dos archivos adjuntos:
•    Contrato de servicios educativos.
•    Pagaré.
Importante
Solo hasta que los dos, afiliado y codeudor, finalicen esta parte del proceso, el sistema les enviará la notificación de validación satisfactoria y pueden avanzar, de lo contrario no.
Haz clic en el enlace ‘Validar identidad’

Segunda parte
Validación de matrícula y firma electrónica
Correo de notificación
El afiliado y el codeudor reciben un correo electrónico por parte de Matrículas Colegios, con el asunto ‘Notificación firma Electrónica’ y número del pagaré correspondiente. Este es el correo que se debe abrir para iniciar el proceso de validación de titularidad o confirmación de identidad de cada persona responsable del pago de matrícula y realizar la firma de los documentos que se requieren.
Importante
• Si el correo electrónico no aparece en la bandeja de entrada, búscalo en la carpeta de Correos no deseados o spam.
Si después de 30 días de recibir el correo de notificación, ninguno de los responsables (afiliado y codeudor) ha finalizado la validación de titularidad que se indica, es necesario solicitar al colegio el restablecimiento de pasos desde Cibercolegios y activar nuevamente el proceso.
Abre el mensaje de correo electrónico ‘Notificación firma electrónica y número del pagaré’ correspondiente.
En el texto del correo se encuentran las indicaciones para realizar el proceso de firma electrónica del contrato y el pagaré. 
Adicionalmente, se encuentran dos archivos adjuntos:
•    Contrato de servicios educativos.
•    Pagaré.
Importante
Solo hasta que los dos, afiliado y codeudor, finalicen esta parte del proceso, el sistema les enviará la notificación de validación satisfactoria y pueden avanzar, de lo contrario, no.
Validación de identidad
Haz clic en el enlace ‘validar identidad’
Automáticamente se abre la página del proceso de validación de identidad, el cual se realiza a través de la toma de dos fotografías: una del rostro de afiliado o codeudor, según corresponda, y otra de su documento de identidad.
Importante
Este proceso sólo lo puede realizar cada responsable (afiliado o codeudor) y debe tener a la mano el documento de identidad.

Selecciona el número de identificación correspondiente y haz clic en el botón Iniciar validación.
El sistema te solicitará datos de ubicación, haz clic en la opción ‘permitir’
Recomendaciones
•    No utilices accesorios que tapen el rostro.
•    Recoge el cabello y deja visible tu rostro, incluidas las orejas.
•    Elige una pared de un color claro uniforme y sin objetos colgando, para utilizarla como fondo.
•    Asegúrate de estar en un espacio bien iluminado.
•    Desactiva la opción de flash automático de la cámara, y ubícala a la altura de tu rostro.

Haz clic en ‘iniciemos’
El sistema te solicitará permiso para usar la cámara. Haz clic en la opción ‘permitir’
Se abre la interfaz del sistema para la captura de la fotografía.
Ubica tu rostro dentro del óvalo azul, con la mirada fija en la cámara.
Mantén quieto tu rostro y espera mientras se captura la fotografía y el círculo blanco del centro se vuelva azul.
De inmediato el sistema genera la fotografía.
•    Si la fotografía es de tu agrado, haz clic en el botón ‘Continuemos’.
•    Si la fotografía no es de tu agrado, repite el proceso.
Si la captura de la fotografía no es exitosa, el sistema mostrará un mensaje de color amarillo y debes repetir el proceso.
Para la fotografía de la cara frontal del documento de identidad:
•    Selecciona tu tipo documento.
•    Haz clic sobre la imagen de muestra.
•    Si estás realizando este proceso en un computador, adjunta la fotografía (que se solicitó tener lista desde el inicio).
•    Si estás realizando este proceso desde un celular, el sistema activará la cámara para que tomes la fotografía.
•    Haz clic en Continuar.
Para la fotografía de la cara posterior del documento de identidad:
•    Selecciona tu tipo documento.
•    Haz clic sobre la imagen de muestra.
•    Si estás realizando este proceso en un computador, adjunta la fotografía (que se solicitó tener lista desde el inicio).
•    Si estás realizando este proceso desde un celular, el sistema activará la cámara para que tomes la fotografía.
•    Haz clic en Finalizar Proceso.
Si el proceso ha sido exitoso, se muestra el mensaje de ‘Radicación finalizada’
Si el proceso no ha sido exitoso, pueden aparecer los siguientes mensajes:
Tu transacción ha sido finalizada con error: sigue las instrucciones que te indica el sistema.
Tu transacción ha sido finalizada como pendiente: espera 10 minutos a que el sistema te diga si quedó exitosa tu validación. Si la validación es exitosa, continúa con el proceso, de lo contrario, realiza nuevamente el proceso por la misma página a la que ingresaste. Mientras esperas, pídele a tu titular o codeudor que realice su validación de identidad.
Si alguno de los dos falta por realizar la validación de identidad, el sistema lo notifica.
Una vez el titular acudiente y el codeudor han finalizado con éxito el proceso de validación de identidad, el sistema notifica la finalización del proceso.
Tercera parte
Pago de recibo de matrícula
El titular acudiente y el codeudor reciben un correo electrónico con los documentos soporte del proceso de matrícula firmados:
•    Contrato de servicios educativos.
•    Pagaré.
•    Manual de convivencia.
•    Recibo de pago de Matrícula.

Pago por canales de recaudo autorizados
•    Centros de servicio
•    Supermercados
•    Portal transaccional en línea
•    Puntos Paga Todo.
Debes indicar el número de documento de identidad del estudiante para iniciar el trámite en estos puntos presenciales.
El pago puedes realizarlo el mismo día que tengas el recibo de pago.
Pago por Portal Transaccional Colsubsidio
Por este medio puedes realizar el pago hasta un día después de tener el recibo de pago y se verá reflejado un día después de realizado.
Ingresa a la página web www.colsubsidio.com, y haz clic en la opción Portal Transaccional.
Automáticamente, se abre la página del portal transaccional.
Para ingresar:
•    Diligencia los datos solicitados.
•    Marca la casilla No soy un robot.
•    Haz clic en Ingresar.
En el portal transaccional, haz clic en la sección ‘Educación’ para visualizar el pago de la matrícula.
Importante: el valor de la matrícula lo visualizas al siguiente día hábil de recibir el recibo de matrícula.
Se muestra el detalle del pago.  Haz clic en el botón ‘Pagar detalle’
Selecciona el valor a pagar y haz clic en el botón ‘Pagar’
Realiza el pago con la opción de tu preferencia (PSE o multiservicios).
De inmediato recibirás un mensaje al correo electrónico confirmando el éxito de la transacción, de acuerdo al banco de tu preferencia y selección.
El pago se verá reflejado al día siguiente en el portal transaccional.
Cuarta parte
Confirmación y finalización del proceso
Una vez cancelado el valor de la matrícula te llegará un último mensaje a tu correo electrónico con la lista de útiles y la confirmación de finalización del proceso.
Si el pago lo realizaste en un centro de recaudo autorizado, te llegará este mensaje de inmediato.
Si el pago lo hiciste por el portal transaccional, recibirás el mensaje al día siguiente del pago.
Colsubsidio te brinda una herramienta virtual para que revises el avance en el proceso de matrícula y verifiques que haya finalizado satisfactoriamente.
Consulta el proceso
Ingresa a www.colsubsidio.com y haz clic en ‘Menú’.
Selecciona la opción ‘Aprende’ y luego la opción ‘Preescolar, primaria y bachillerato’
En la página de Preescolar, Primaria y Bachillerato, haz clic en la opción Colegios Colsubsidio.
En la página de Colegios Colsubsidio, desplázate hacia abajo hasta la sección ‘Avance el proceso de matrícula’ y haz clic en el botón de ‘Consulta’
Automáticamente, se abre la página del Portal Transaccional
Para ingresar:
•    Diligencia los datos solicitados.
•    Marca la casilla "No soy un robot".
•    Haz clic en "Ingresar".
Al ingresar, encontrarás el proceso activo por cada estudiante, con datos básicos del mismo, su responsable titular y responsable codeudor.
Haz clic en la opción Ver para consultar el proceso de avance, allí verás el paso a paso del proceso de matrícula.
Si el paso tiene el círculo de color azul significa que se realizó de manera satisfactoria.
Si el paso está pendiente aparece de color gris.
Al ubicar el cursor sobre cada paso encontrarás una breve descripción del mismo.
Bienvenido a la Comunidad Educativa Colegios Colsubsidio
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