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Una mujer revisando documentos sobre trámites de aportes.

Trámites para aportes

Ten a la mano las siguientes claves para realizar los trámites de aportes de tu empresa de forma exitosa.


Una pareja en un café, revisando información sobre trámites para aportes.

¿Qué puedo hacer aquí?

A través de la página web de tu operador de información, tienes a tu disposición un canal dedicado a empresas, pensionados o trabajadores independientes. Si tienes una cuenta bancaria habilitada, esta te permitirá realizar el pago electrónico de tus aportes. Nota: Los aportantes realizan la liquidación y pago directamente a través del portal de su operador de información.


Preguntas frecuentes

Decreto 1990 de 2016, actualizado por el Decreto 1765 de 2017 y Decreto 948 de 2018, expedidos por el Ministerio de Salud. Consulta el decreto aquí.

El cambio es obligatorio debido a que es una disposición legal del Gobierno Nacional.

Los aportantes y los pagadores de pensiones, según el número de cotizantes de la siguiente tabla:

 

Rango de cotizantes Obligatoriedad uso modalidad electrónica
20 o más cotizantes 6 de marzo de 2017
10 a 19 cotizantes 1 de marzo de 2018
8 y 9 cotizantes 1 de junio de 2018
6 y 7 cotizantes 1 de noviembre de 2018
5 cotizantes 1 de marzo de 2019
4 cotizantes en municipios con categoría diferente a 5 y 6 1 de marzo de 2019
3 cotizantes en municipios con categoría diferente a 5 y 6 1 de mayo de 2019


Para conocer la categoría del municipio, haz clic aquí

Debes pagar obligatoriamente por planilla electrónica, si tienes un ingreso base de cotización sobre alguno de estos rangos:

 

Rango ingreso base de cotización Obligatoriedad uso modalidad electrónica
Mayor o igual a 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes 6 de marzo de 2017
Mayor o igual a 4  e inferior a 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes 1 de marzo de 2018
Mayor o igual a 3 e inferior a 4 salarios mínimos legales mensuales vigentes, para residentes en municipios con categoría diferente a 5 y 6 1 de junio de 2018
Mayor o igual a 2 e inferior a 3 salarios mínimos legales mensuales vigentes, para residentes en municipios con categoría diferente a 5 y 6 1 de noviembre de 2018

Tu operador te brindará toda la información y asistencia que requieras para realizar tus pagos de seguridad social. Si aún no tienes un operador o quieres más asesoría, comunícate con SIMPLE, nuestro operador aliado haciendo clic aquí.

Para conocer la categoría del municipio haz clic Aquí.

Ninguno, el uso de los servicios para la liquidación y pago de planilla electrónica es totalmente gratuito.

Necesariamente debes contar con acceso a internet para realizar la liquidación y pago de tu seguridad social.

Se puede realizar el pago a través del botón PSE disponible en el portal transaccional de tu operador de información. Para el uso de este canal, debes tener una cuenta de ahorros o corriente habilitada para realizar pagos a través de Internet (en algunos casos requieres una segunda clave).

No podrás realizar el pago de tu seguridad social (salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales).

Sí, lo puedes hacer. Recuerda que Simple, como nuestro operador aliado, puede ayudarte en la liquidación y pago de aportes a seguridad social.

No, en ningún caso se ve afectado el historial de pagos ya realizados al sistema general de seguridad social.

A través del portal transaccional de tu operador de información con el que realizaste tus pagos anteriormente.

De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1273 de 2018, el pago de aportes para independientes se efectuará mes vencido a partir del 1 de octubre de 2018, correspondiendo al periodo de cotización del mes de septiembre del mismo año. Resuleve tus inquietudes en este documento o el siguiente video:

 

En la página web de tu operador encontrarás todas las indicaciones.

Si aún no cuentas con un operador o quieres realizarlo con nuestro operador aliado Simple.


• Registro del portal: 

https://www.youtube.com/watch?v=mdDqSahk3JU

• Liquidar una planilla: 

https://www.youtube.com/watch?v=9c0isiZNTl0&t=59s

• Cómo descargar un comprobante de pago: 

https://www.youtube.com/watch?v=x5NY8LMt0xQ

• Cómo recuperar la clave de acceso: 

 

Día hábil Dos últimos dígitos del NIT o documento de identificación.
2 00 al 07
3 08 al 14
4 15 al 21
5 22 al 28
6 29 al 35
7 36 al 42
8 43 al 49
9 50 al 56
10 57 al 63
11 64 al 69
12 70 al 75
13 76 al 81
14 82 al 87
15 88 al 93
16 94 al 99
Día hábil Dos últimos dígitos del NIT o documento de identificación.
2 00 al 07
3 08 al 14
4 15 al 21
5 22 al 28
6 29 al 35
7 36 al 42
8 43 al 49
9 50 al 56
10 57 al 63
11 64 al 69
12 70 al 75
13 76 al 81
14 82 al 87
15 88 al 93
16 94 al 99

Ten en cuenta que al hacer la liquidación a la caja de compensación, se deben incluir los siguientes factores integrantes del ingreso de base de cotización.


SECTOR PRIVADO SECTOR PÚBLICO
Salarios. Asignación básica.
Sueldos Jornales Recargo por trabajo extra o suplementario.
Salario en especie. Recargo por trabajo en días de descanso obligatorio.
Recargo por trabajo extra o suplementario. Incremento por antigüedad.
Recargo por trabajo en días de descanso obligatorio y Recargo Nocturno Gastos de representación.
Salario integral (70%), excluye el factor prestacional. Prima técnica.
Comisiones o porcentajes sobre ventas de personal vinculado laboralmente. Auxilio de alimentación.
Pagos por unidad de tiempo, por obra, a destajo o por tarea. Prima de servicios.
Remuneración por trabajo a  domicilio. Bonificación por servicios prestados.
Remuneración a socios industriales pactadas como salario. Viáticos percibidos por funcionarios en comisión. (alojamiento y manutención).
Viáticos permanentes en lo  relativo a manutención y alojamiento. Vacaciones liquidas, disfrutadas y compensadas
Vacaciones. Bonificaciones, auxilios o primas extralegales de carácter habitual; excepto las pactadas por escrito como no constitutivas de salario.
Remuneración por contratos agrícolas.  
Bonificaciones, auxilios o primas extralegales de carácter habitual; excepto que se hayan pactado por escrito como no constitutivas de salario.
Trabajo adicional días y horas
Vacaciones disfrutadas liquidadas o compensadas.
Horas Cátedra
SECTOR PRIVADO (1) SECTOR PÚBLICO (2)
(1)Salarios. (2)Asignación básica.
(1)Sueldos Jornales (2)Recargo por trabajo extra o suplementario.
(1)Salario en especie. (2)Recargo por trabajo en días de descanso obligatorio.
(1)Recargo por trabajo extra o suplementario. (2)Incremento por antigüedad.
(1)Recargo por trabajo en días de descanso obligatorio y Recargo Nocturno (2)Gastos de representación.
(1)Salario integral (70%), excluye el factor prestacional. (2)Prima técnica.
(1)Comisiones o porcentajes sobre ventas de personal vinculado laboralmente. (2)Auxilio de alimentación.
(1)Pagos por unidad de tiempo, por obra, a destajo o por tarea. (2)Prima de servicios.
(1)Remuneración por trabajo a  domicilio. (2)Bonificación por servicios prestados.
(1)Remuneración a socios industriales pactadas como salario. (2)Viáticos percibidos por funcionarios en comisión. (alojamiento y manutención).
(1)Viáticos permanentes en lo  relativo a manutención y alojamiento. (2)Vacaciones liquidas, disfrutadas y compensadas
(1)Vacaciones. (2)Bonificaciones, auxilios o primas extralegales de carácter habitual; excepto las pactadas por escrito como no constitutivas de salario.
(1)Remuneración por contratos agrícolas.  
(1)Bonificaciones, auxilios o primas extralegales de carácter habitual; excepto que se hayan pactado por escrito como no constitutivas de salario.
(1)Trabajo adicional días y horas
(1)Vacaciones disfrutadas liquidadas o compensadas.
(1)Horas Cátedra

Ten en cuenta que al hacer la liquidación a la caja de compensación, se deben incluir los siguientes factores integrantes del ingreso de base de cotización.

No se deben pagar aportes a Caja de Compensación, en razón a que la trabajadora o trabajador, no recibe salario durante el tiempo de la licencia de maternidad y/o incapacidad, puesto que es la EPS quien le paga una prestación económica en el periodo a que haya lugar. Ver concepto Súpersubsidio-Mintrabajo.

El retorno de aportes aplica para los siguientes casos:

  • Cuando la empresa realiza pagos por IBC incorrecto o doble pago.

  • Cuando el independiente no está afiliado a Colsubsidio y realiza aportes.

  • Cuando el pensionado es retirado y la entidad pagadora sigue realizando descuentos de su mesada.

Si se te presenta alguna de estas situaciones, debes radicar tu solicitud en cualquiera de nuestros centros de servicio, e  indicar motivo de la devolución, valor a devolver y datos actualizados (dirección, teléfono y correo electrónico). Además tienes, que anexar la siguiente documentación, según el tipo de aportante.

 

Documentos según tipo de empresa:

  • Trabajadores independientes

  • Solicitud realizada por el independiente donde indique motivo de la devolución, adjuntar planilla de pago o indicar en la solicitud algunos datos de la planilla como, por ejemplo: número de planilla cancelada, fecha de pago, periodos y valor. 
  • Certificación bancaria original de una cuenta corriente o de ahorros a nombre del solicitante, con fecha de expedición no mayor a treinta días. 
  • Fotocopia de la cédula. 
  • Ficha técnica con formato de protección de datos personales firmada y diligenciada (Descargar).

     

Empresas:

  • Solicitud realizada por la empresa donde indique motivo de la solicitud, número de planilla cancelada, fecha de pago, periodos y valor a devolver (La información contenida deberá ser lo más específica posible). 
  • Certificación bancaria original con fecha de expedición no mayor a treinta días. 
  • Fotocopia del RUT actualizado (fecha posterior al año 2014). 
  • Ficha técnica con formato de protección de datos personales.
    (Descargar)
  • Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal. 
  • Certificación expedida por revisor fiscal y/o contador en la que manifieste la causal de la solicitud, copia de la tarjeta profesional, certificado de antecedentes disciplinarios expedida por la junta central de contadores con vigencia no superior a 3 meses o Copias de las solicitudes radicadas ante las administradoras EPS, ARL, y AFP, SENA, ICBF donde solicitan la devolución por el mismo concepto.


    Para devolución por IBC incorrecto, remitir la siguiente documentación: 

- Nóminas menores o iguales a 10 trabajadores: Copia del comprobante de nómina en PDF de cada uno de los trabajadores. 

- Nóminas iguales o mayores a 11 trabajadores: certificación firmada por el revisor fiscal y/o contador del total de la nómina y anexar el 10% de los comprobantes de la nómina certificada en PDF. 

Documentación adicional para los siguientes casos:

  • Pagos realizados posteriores al retiro del trabajador, allegar liquidación del contrato en PDF.
  • Pagos realizados anteriores a la fecha de la relación laboral entre el trabajador y la empresa, remitir el contrato laboral en PDF.
  • días. 

Pensionados

  • Comunicado realizado por el pensionado donde indique motivo de la solicitud y periodos a devolver. 
  • Copia de cédula de ciudadanía. 

Tener en cuenta que la respectiva devolución se realizará por vía de pago: giro electrónico a través de los Bancos de Bogotá. 

Nota: Tener en cuenta que de ser necesario Colsubsidio se contactará telefónicamente para brindar orientación personalizada. 

El traslado de aportes aplica para los siguientes casos:

  • Cuando el empleador realiza aportes por uno o varios empleados que se encuentran afiliados a otras cajas de compensación.

  • Cuando el empleador se retira o se encuentra afiliado a otras cajas de compensación.

Si se te presenta alguna de estas situaciones, debes radicar tu solicitud en cualquiera de nuestros centros de servicio e indicar motivo del traslado, número de planilla cancelada, periodos a devolver y fecha de pago, valor a trasladar y datos actualizados (dirección, teléfono y correo electrónico). Además, tienes que anexar la siguiente documentación:

  • Comunicado emitido por el empleador que indique el motivo de la solicitud con la relación de los trabajadores, adjuntar planilla de pago o indicar algunos datos de la planilla como, por ejemplo: número de planilla cancelada, fecha de pago, periodos y valor.
  • Si el traslado requerido es a nivel nacional adjuntar certificado de afiliación expedido por la respectiva Caja de Compensación del cotizante donde indique fecha y estado actual de la afiliación. 
  • Si el traslado requerido es a nivel regional allegar certificado de afiliación expedida por la caja de compensación de la empresa, donde indique fecha y estado actual de la afiliación. 

 


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